El Terminali ile Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

El terminali ile stok sayımı, ürün kodlarını okuyup fiziksel adetleri sayım fişine kaydetme sürecidir. Doğru varyant ve lokasyon seçimiyle kayıtların karşılaştırılması kolaylaşır. Sonuçların güvenilirliği etiket kalitesi, hareket kontrolü ve tekrar sayım disiplinine bağlıdır.

Posingo ile seri sayım fişi ve barkodlu stok kontrolü değerlendirilebilir. Sistemdeki kayıtlı miktarla fiziksel sayım karşılaştırılır; farkların araştırılması ve yetkili onay süreci ayrı adımlar olarak yürütülür.

Barkodlu Stok Sayımı Nedir?

Barkodlu stok sayımı; raflardaki, askılardaki ve kutulardaki tüm ürünlerin 1D veya 2D karekod barkodlarının lazer okuyuculu el terminalleriyle seri şekilde okutulup, sistemdeki kayıtlı envanter ile fiili envanterin otomatik olarak karşılaştırılmasıdır. Kontrolün kapsamı, kullanılan ürünler ve işletmenin gerçek işlem akışıyla birlikte belirlenmelidir.

Sayımda okutulan kodun doğru ürün ve varyantı açtığı kontrol edilmelidir. Cihazın sesli uyarı vermesi tek başına doğru miktar kaydedildiğini göstermez. Kullanıcı ekrandaki ürün ve miktarı da izlemelidir.

El terminali ile sayım adımları nasıl uygulanır

El terminali ile sayım adımları; yeni sayım fişi açılması, reyon veya raf bazında barkodların taranması, sayım listesinin merkeze aktarılması ve onaylanarak stokların güncellenmesi aşamalarından oluşur. Kontrolün kapsamı, kullanılan ürünler ve işletmenin gerçek işlem akışıyla birlikte belirlenmelidir.

Posingo'da sayım süreci şu 4 adımda uygulanır:

1. Sayım Fişinin Başlatılması: Android el terminali veya cep telefonundaki Posingo Mobil uygulamasından "Yeni Sayım" başlatılır. Sayımın yapılacağı depo, reyon veya şube seçilir.

2. Seri Barkod Okutma: Personel raflar arasında yürüyerek ürün barkodlarını okutur. Aynı ürün art arda okutuldukça sistem sayacı otomatik artırır veya ekrandan miktar girişi yapılabilir.

3. Sayım Fark Raporu İnceleme: Sayım tamamlandığında "Sayımı Bitir" butonuna basılır. Sistem, kayıtlı stok ile sayılan stoğu karşılaştırarak hangi ürünün eksik, hangisinin fazla olduğunu gösteren Sayım Fark Raporunu üretir.

Sayım farkı incelenip yönetici tarafından değerlendirildikten sonra onay sürecine geçilir. Hangi stokların değişeceği uygulama üzerinde doğrulanır. Sayım onayının otomatik muhasebe kaydı oluşturduğu varsayılmamalıdır.

Mağaza kapatmadan canlı stok sayımı nasıl yapılır

Mağaza açıkken sayım, belirli ürün gruplarının satış ve giriş hareketleriyle birlikte kontrol edilmesidir. Sayım zamanı ile işlem hareketlerinin ilişkisi planlanmalı; uygulamada doğrulanmamış otomatik düşüm davranışı varsayılmamalıdır.

Mağaza açıkken sayım yapılacaksa satış ve mal kabulün sayım anıyla ilişkisi planlanmalıdır. İşlem hareketlerinin otomatik olarak sayımdan düşüldüğü varsayılmamalıdır. Kısa süreli alan kapatma veya ayrı hareket kontrolü gibi yöntemler işletmenin koşullarına göre belirlenir.

Depo ve raf adresli sayım sistemi

Raf adresli sayım; büyük depolarda koridor, raf ve kat kodlarının (Örn: A-04-02) önce taranıp ardından o raftaki ürünlerin sayılması ve sayım doğruluğunun lokasyon bazında teyit edilmesidir. Kontrolün kapsamı, kullanılan ürünler ve işletmenin gerçek işlem akışıyla birlikte belirlenmelidir.

Depo alanlarını koridor, raf ve bölüm adlarıyla sayım planında ayırmak iş paylaşımını kolaylaştırır. Her alana sorumlu atanır; sayılmış bölümler işaretlenir. Kullanılan yazılımın raf adresi veya personel süre takibi yaptığı ayrıca doğrulanmadan özellik olarak kabul edilmemelidir.

Sayım fark fişleri ve otomatik envanter mutabakatı

Sayım mutabakatı, fiziksel sayım ile sistem kaydı arasındaki farkların araştırılıp yetkili kişi tarafından değerlendirilmesidir. Yapılacak stok düzeltmesi ve muhasebe işlemi ayrı sorumluluklar olarak belirlenmelidir.

Onaydan önce farkın hangi ürün ve lokasyonu etkilediği görülmelidir. Kayıtların işletmenin kontrol düzenine uygun biçimde saklanması, sonraki sayımlarla karşılaştırmayı kolaylaştırır.

El terminali ile sayım yapmanın işletmeye sağladığı avantajlar

Posingo el terminali ve mobil sayım sisteminin mağazalara kazandırdığı başlıca faydalar: Kontrolün kapsamı, kullanılan ürünler ve işletmenin gerçek işlem akışıyla birlikte belirlenmelidir.

Sayım süresi; ürün çeşidi, yerleşim, etiket kalitesi, bağlantı ve personelin hazırlığına bağlıdır. İşletmeye ait bir deneme yapılmadan belirli bir tasarruf oranı veya süre verilmemelidir.

* Kayıp ve Hırsızlıkların Tespiti: Stok açıkları anında yakalanarak kayıp ürünlerin önüne geçilir.

* Kontrollü Veri Girişi: Barkodlu tarama sayesinde elle sayım yanlışlıkları ve mükerrer kayıtlar biter.

* Düşük Maliyet: Pahalı cihazlara gerek kalmadan personelin kendi akıllı telefonları ile dahi sayım yapılabilir.

Sayıma başlamadan önce kapsam nasıl belirlenir?

Stok sayımının kapsamı, hangi lokasyonun ve hangi ürünlerin hangi anda kontrol edileceğini tanımlar. Mağaza, depo, reyon ve varyant sınırları yazılı olarak belirlenmelidir. Kapsam açık olmazsa sayılmayan ürün ile sayılıp eksik bulunan ürün birbirine karışabilir.

Önce satış alanı, arka depo, vitrin ve iade bekleyen ürünleri ayrı bölümler olarak listeleyin. Aynı üründen birden fazla yerde bulunuyorsa bunların hangi sırayla sayılacağını belirleyin. Örneğin bir ayakkabı modelinin teşhir teki vitrinde, kutulu çiftleri arka depoda olabilir. Yalnız rafları dolaşmak ürünün bütün fiziksel mevcudunu göstermez. Ürünlerin sahipliği ve satışa uygunluğu da kontrol edilmelidir; müşteriye ayrılmış, hasarlı veya iade incelemesindeki ürünler birbirinden ayrılmalıdır.

Bir sayım fişine yalnız belirli ürün grubu alınacaksa bunun diğer stokları nasıl etkileyeceğini önceden sınayın. Fişte bulunmayan ürünün sıfır sayılacağı varsayımı ciddi hatalara yol açabilir. Kısmi sayım ile bütün depo sayımının onay etkisi demoda açıklatılmalıdır. Kullanılacak yöntem netleşmeden canlı stok bakiyelerinde toplu değişiklik yapmayın.

Sayım sırasında satış ve mal kabul nasıl kontrol edilir?

Sayım devam ederken ürün hareketi varsa bir kesim zamanı ve kayıt yöntemi belirlenmelidir. Satış, mal kabul, iade ve transferler fiziksel sayıyla sistem bakiyesini farklı anlara taşıyabilir. Programın bu hareketleri nasıl ele aldığı doğrulanmadan otomatik zaman eşitlemesi varsayılmamalıdır.

Bir rafta on ürün saydıktan sonra kasada iki ürün satılırsa, sayım sonundaki fiziksel adet sekiz olur. Sayım fişindeki on ile güncel bakiyeyi doğrudan karşılaştırmak yanıltıcıdır. İşletme, sayım alanındaki hareketleri kısa süreli durdurmayı veya hareketleri ayrı listede izlemeyi seçebilir. Uygulanan yöntemi sayım sorumlusu ve kasa ekibi aynı şekilde bilmelidir.

Yoğun mağazalarda ürün grubu veya reyon bazında planlama yapılabilir. Kontrol edilen alanın yeniden ürün girişine açıldığı an kayda alınır. Merkezden yola çıkmış fakat henüz teslim alınmamış ürünlerin sayım kapsamına girip girmediği de belirlenir. Şubeler arası transfer rehberi, sevk ile kabulün farklı aşamalar olduğunu açıklayan tamamlayıcı bir kaynaktır. Yazılımdaki işlem saatleriyle fiziksel hareketin saati arasındaki fark araştırmada önemlidir.

El terminali sayım için nasıl hazırlanır?

El terminalinin sayım öncesi hazırlığı; cihazın okunabilirlik, bağlantı, oturum ve güç kontrollerini kapsar. Doğru kullanıcının doğru lokasyonda çalıştığı görülmelidir. Gün içinde ilk gerçek ürün sayılırken cihaz ayarı denemek, gereksiz tekrar işi yaratabilir.

Pilin planlanan çalışma süresine uygun olduğunu ve şarj imkânının bulunduğunu kontrol edin. Kablosuz bağlantıyı yalnız ofiste değil raf aralarında da deneyin. Metal raflar veya uzak bölümler bağlantı deneyimini değiştirebilir. Posingo bulut tabanlıdır; işlemler için internet bağlantısı gerekir. Bağlantı sorunu yaşandığında kayıtların kaydedilip kaydedilmediği kontrol edilmeden aynı ürünler yeniden girilmemelidir.

Okuyucu modunun kullanılan etiketleri okuyabildiğini sınayın. Her cihazın her barkod türünü çözdüğü varsayılmaz. Okutma sonrasında Enter göndermek gibi ayarlar, sayım ekranının kullanım biçimiyle uyumlu olmalıdır. Örnek bir ürünü bir kez ve art arda birkaç kez okutarak miktarın nasıl değiştiğini görün. Elle miktar girildiğinde son girişin toplamı mı değiştirdiği, yoksa mevcut sayıya mı eklendiği personel tarafından anlaşılmalıdır.

Tekrarlı okutma ve toplu miktar girişi nasıl ayrılır?

Tekrarlı okutma, aynı ürünü her fiziksel birim için ayrı taramaktır. Toplu miktar girişi ise bir barkod altında sayılmış adedi yazmaktır. Hangi yöntemin kullanıldığı net olmazsa aynı ürün iki kez miktara eklenebilir.

Bir kutuda aynı üründen on iki adet bulunduğu doğrulanmışsa barkodu bir kez okutup miktar girmek kullanılabilecek bir yöntemdir. Ancak kutu içeriği karışıksa veya daha önce açılmışsa üzerinde yazan paket adedine güvenilmemelidir. Farklı renk, beden veya numaraların tek kod altında sayılmaması gerekir. Ürünün varyantını gösteren ekran bilgisiyle fiziksel etiketi karşılaştırın.

Toplu girişten sonra yeniden okutmanın miktarı nasıl etkilediği örnekle gösterilmelidir. Sayımı yapan kişi düzeltme gerektiğinde eski satırı nasıl değiştireceğini bilmelidir. Hatalı miktarı dengelemek için rastgele negatif satır oluşturmak yerine uygulamanın desteklediği düzeltme yolu kullanılmalıdır. Bu işlemlerin açıkça öğretilmesi cihazın tarama hızından daha değerlidir; hızlı fakat yanlış bir kayıt daha sonra yeniden sayım gerektirir.

Okunmayan ve tanımsız barkodlar nasıl ele alınır?

Okunmayan barkod, cihazın etiketi çözemediği durumu anlatır. Tanımsız barkodda ise kod okunur fakat uygulamada eşleşen ürün bulunamaz. Bu iki soruna aynı müdahaleyi yapmak doğru değildir.

Baskısı silinmiş etikette önce aynı ürüne ait sağlam bir örnekle karşılaştırma yapın. Kod biliniyorsa yetkili kişinin ürün kartını bulması gerekir; ürün adına bakarak tahminî bir kart seçilmemelidir. Tanımsız kodda baştaki sıfırlar, tedarikçi kodu ve varyant bilgisi kontrol edilir. Aynı ürün başka barkodla kayıtlı olabilir. Yeni kart açmak son seçenek olarak değerlendirilmelidir.

Sorunlu ürünleri sayım tamamlanana kadar ayrı bir listede izleyin. Fiziksel ürünün hangi raftan alındığı ve neden bekletildiği yazılmalıdır. Bu ürünler raf dışında bırakılıp sayım unutulursa eksik sayım oluşur. Etiket yenilenecekse barkodsuz ürüne barkod oluşturma akışındaki kart eşleştirme ve okuma testlerini uygulayın. Etiketin düzeltilmesi, stok miktarının doğru olduğu anlamına gelmez.

Sayım farkının nedeni nasıl araştırılır?

Sayım farkı, fiziksel adet ile karşılaştırma için seçilen sistem bakiyesi arasındaki ayrımdır. Tek başına hırsızlık veya kayıp kanıtı değildir. Yanlış varyant, kayıt zamanı, eksik mal kabul ve mükerrer okutma gibi olasılıklar önce incelenmelidir.

Farklı görünen ürünleri, ilk sayımı yapandan başka bir kişinin tekrar sayması yararlıdır. Ardından son giriş, satış, iade ve transfer hareketlerine bakılır. Benzer ürün kartları arasında ters yönlü farklar varsa yanlış varyant seçimi araştırılabilir. Örneğin aynı modelde küçük beden iki eksik, orta beden iki fazla görünüyorsa fiziksel etiketleme ve satış kayıtları birlikte incelenmelidir; bu eşleşme tek başına nedeni kanıtlamaz.

Fark açıklaması “düzeltildi” gibi belirsiz bir ifadeyle kapatılmamalıdır. Tekrar sayım adedi, incelenen kayıtlar ve onaylayan kişi belirtilmelidir. Açıklanamayan farkın izleme kaydı saklanır. Sayım sonucunu ürün hareketleriyle birlikte değerlendirmek için stok takip programı kapsamındaki kayıt ve raporlar işletmenin kendi örnekleriyle incelenebilir.

Sayım fişi ne zaman onaylanmalıdır?

Sayım fişi, kapsam ve miktarlar doğrulandıktan, önemli farklar araştırıldıktan sonra yetkili kişi tarafından onaylanmalıdır. Onay işleminin hangi stokları değiştirdiği önceden anlaşılmalıdır. Sayım sonucu ile muhasebe değerlendirmesi aynı işlem olarak varsayılmaz.

Onaydan önce boş bırakılmış satırlar, şüpheli yüksek miktarlar ve bekleyen tanımsız ürünler kontrol edilir. Sayımın başlangıç ve bitiş saatiyle bu aralıktaki ürün hareketleri karşılaştırılır. Birden fazla personelin çalıştığı sayımda aynı reyonun iki ayrı fişte bulunup bulunmadığı araştırılır. İki fişin otomatik olarak doğru biçimde birleşeceğine güvenmek yerine fiş kapsamları açık tutulmalıdır.

Posingo, Naron Bilişim Teknolojileri A.Ş. markasıdır. Seri sayım fişi ve barkodlu stok kontrolü için depo barkod sistemi demosunda kendi ürünlerinizle bir deneme yapabilirsiniz. Demo sırasında sayım öncesi bakiye, girilen miktar, fark incelemesi ve onay sonrası bakiye birlikte görülmelidir. Mağaza programı değerlendirmesinde ise kasa hareketleriyle sayımın nasıl koordine edileceği ayrıca konuşulmalıdır.

Sayım sonrasında tekrar eden farklar nasıl izlenir?

Tekrarlayan sayım farkları ürün, lokasyon ve işlem türü bazında incelenmelidir. Aynı üründe farkın sürekli görülmesi, tek seferlik bir düzeltmeden daha ayrıntılı araştırma gerektirir. Amaç farkı kapatmak kadar tekrarını azaltacak çalışma düzenini bulmaktır.

Bir ürünün her sayımda eksik çıkması durumunda önce alış ve satış birimlerine bakın. Koliyle gelen ürünün adetle satılması, dönüşüm tanımının kontrolünü gerektirir. Birbirine benzeyen varyantlarda ters yönlü farklar varsa etiket ve ürün yerleşimi yeniden incelenir. Belirli reyonlarda oluşan farklarda ise sayım sırası ve ürün hareketlerinin zamanlaması araştırılabilir. Bu gözlemler olası nedenlerdir; kişi veya işlem hakkında tek başına kesin sonuç oluşturmaz.

Sayım sonrasındaki çalışma kaydında farkın ilk miktarı, tekrar sayım, incelenen hareketler ve yapılan düzeltme ayrı alanlarda tutulmalıdır. Bir sonraki sayımda aynı ürün yeniden karşılaştırılır. Böylece yalnız toplam stok doğruluğuna bakmak yerine sorunlu ürün gruplarının değişimi görülebilir. Kayıtların işletmenin sorumluları tarafından anlaşılabilir olması, fazla sayıda belirsiz not tutmaktan daha faydalıdır.

Yeni personel için kısa bir örnek çalışma hazırlayın: doğru barkodu bulma, miktar girme, yanlış satırı düzeltme ve fişi onaya bırakma adımları gösterilsin. Onay yetkisiyle veri giriş yetkisini birbirine karıştırmayın. Sayımı bitiren kişinin hangi durumda sorumlu yöneticiyi çağıracağı açık olmalıdır.

Karar verirken hangi kontroller esas alınmalı?

İşlemi başlatmadan önce durum, yapılacak kontrol ve kabul ölçütü birlikte belirlenmelidir. Aşağıdaki tablo bir çalışma planıdır; yazılımın doğrulanmamış bir özelliğine ilişkin vaat değildir.